個人情報の取り扱いについて
事業者名、代表者、個人情報保護管理者等
個人情報の取得及び利用目的について
取得した個人情報の利用は、下記の利用目的の達成に必要な範囲でのみ行い、ご本人の同意なくこれらの利用目的以外には利用いたしません。
個人情報の提供はご本人の任意ですが、当該情報をご提示いただけなかった場合には適切なサービスの提供が出来ない場合がありますのでご了承下さい。
個人情報の種別と利用目的
(1)当社の保有する開示対象個人情報
個人情報の種別 | 利 用 目 的 |
お客様情報 | ・ビルメンテナンス事業に関わるご案内、契約・申込処理、請求収納、商品・サービスの提供、品質管理、アフターサービス、商品・サービスの改善、及び取得時に明示したまたは同意を頂いた目的のため ・債権保全のために回収期間に情報を提供するため |
株主情報 | ・商法に基づく権利の行使・義務の履行および株主優待のため |
お取引先担当者情報 | ・業務遂行および契約に伴う連絡、諸手続きのため |
採用応募者情報 | ・採用選考・各種連絡のため |
従業員情報 | ・従業員の人事労務管理 ・その他、東京ビル整美株式会社個人情報保護MS規定に定める目的のため |
協力会社の作業員情報 | ・業務遂行および連絡、諸手続きのため |
（2）業務委託に伴ってお預かりするお客様保有の個人情報
個人情報の種別 | 利 用 目 的 |
委託された居住者情報 | 管理人業務履行のため |
個人情報の第三者への開示及び提供について
当社は、以下の場合を除き、あらかじめご本人の同意をいただくことなく、お預かりした個人情報を第三者に開示及び提供いたしません。
- 利用目的の達成に必要な範囲において、契約関係のある業務委託先に個人情報の取扱いを委託する場合
- 法令に基づく場合
- 裁判所や警察等の公的機関から法律に基づく正式な照会を受けて開示が請求され、これに応じる場合
個人情報の安全管理措置について
当社は外的環境を把握した上で保有個人データの安全管理のために以下の措置をしております。 |
組織的安全管理措置 | 組織体制の整備、個人データの取扱いに係る規律に従った運用、個人データの取扱状況を確認する手段の整備、漏えい等の事案に対応する体制の整備、取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し等に関して、必要な措置を講じております。 |
人的安全管理措置 | 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修等を行っております。また、個人データについての秘密保持に関する事項を含む誓約書を取得しております。 |
物理的安全管理措置 | 個人データを取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止、個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄に関して、必要な措置を講じております。 |
技術的安全管理措置 | 情報システムに関して、アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報システムの使用に伴う漏えい防止等に関して、必要な措置を講じております。 |
個人情報に関するお問合せ、ご相談窓口
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、苦情及びご相談窓口は下記のとおりです。
平日の午前９時から午後５時までとさせていただきます。
担当：個人情報相談窓口
〒101-0021 東京都千代田区外神田1丁目8番13号 NREG秋葉原ビル
東京ビル整美株式会社 個人情報相談窓口
（受付時間 平日10：00～17：00）
TEL：03-5294-3085 FAX：03-5294-3081
メールアドレス：info@t-b-seibi.co.jp
個人情報保護管理者への連絡先
開示等の請求手続き
当社が本人又はその代理人から、当社が保有する開示対象個人情報に関して①開示、②利用目的の通知、③訂正、④追加、⑤消去、⑥利用停止又は第三者提供の停止（以下、『開示等』という）に対応させて頂く場合の手続きは、下記のとおりです。
- 開示等の申出先
開示等の請求については、所定の様式に必要書類を添付の上、郵送によりお願い致します。依頼書を当社へ郵送する際は、書留郵便または宅配便などの記録が残る方法にてお願い致します。
- 開示等における提出書面
開示等の請求をおこなう場合には、【個人情報開示等依頼書】を使用し、所定の事項を全てご記入の上、ご本人様を確認できる下記書類を同封して、個人情報相談窓口宛にご郵送下さい。
※【個人情報開示等依頼書】はこちらから→→個人情報開示等依頼書（PDF：128キロバイト）【本人確認のための書類】
ご本人である事を証明する資料の写し（機械的に複写されたもので、鮮明かつ改ざんされていないもの）のうちいずれか１点をご郵送下さい。
・運転免許証（有効期限内のもの）の両面の写し
・旅券「パスポート」（有効期限内のもので氏名、顔写真、現住所が記載されているページ）の写し
・現住所の記載された住民票（３ヶ月以内のもの）の写し
・健康保険証の写し
・年金手帳（氏名の記載されているページ）の写し
・外国人登録証（有効期限内のもの）の両面の写し
※本人確認に必要な、氏名、現住所、生年月日、顔写真以外の記載項目は黒く塗りつぶして頂きますようお願い致します。
※上記取扱にご同意いただいた方のみご郵送下さい。ご同意いただけない場合は、本人確認等ができませんので開示等に応じることができません。あらかじめご了承下さい。 - 代理人による開示の求め
開示等のご請求をすることについて代理人に委任する場合は、【個人情報開示等依頼書】に加え、下記の書類を同封して下さい。
A. 法定代理人の場合
・委任状１通
・本人の印鑑証明書（3ヶ月以内のもので、委任状に押印したもの）1通
・委任された者である事を確認するための書類（上記、2.本人確認のための書類と同じ）1通 - 「利用目的の通知及び開示」の手数料及びその徴収方法
1回の申請ごとに、1,000円分の切手を申請書類に同封してください。
手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。（提出いただ いた書類は当社で責任をもって廃棄させていただきます。また、不足分の手数料の払戻しはいたしません） - 開示等の求めに対する回答方法
申請者の依頼書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。
代理人による請求の場合も、当社からの利用目的の通知、開示は、ご本人に対して行います。 - 開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的
開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲内でのみ取り扱うものとします。提出頂いた書類は、開示等の求めに対する回答が終了後1年間保管し、その後廃棄させて頂きます。
- 不開示事由について
次に定める場合は対象となる個人情報の全部または一部を開示いたしません。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。
A. 申請書に記載されている住所と本人確認のための書類に記載されている住所が一致しないなど、本人が確認できない場合
B. 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
C. 所定の申請書類に不備があった場合 D. 開示の求めの対象が開示対象個人情報に該当しない場合
E. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
F. 当社の義務に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
G. 他の法令に違反することとなる場合
